Die E-Rechnungspflicht für Unternehmen in Deutschland: Was Sie wissen müssen

Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine wichtige Änderung in Kraft: die E-Rechnungspflicht. Diese Verpflichtung hat weitreichende Auswirkungen auf Unternehmen aller Größen und Branchen. In diesem Blogbeitrag gehen wir auf die rechtlichen und technischen Aspekte ein, klären, was genau eine E-Rechnung ist und wie sich Unternehmen darauf vorbereiten sollten.

Rechtliche Aspekte der E-Rechnungspflicht

Die E-Rechnungspflicht basiert auf dem Wachstumschancengesetz und den Vorschriften der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen ausstellen und empfangen können. Dies gilt sowohl für Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B) als auch zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen (B2G).

Wichtige Meilensteine:

01.01.2025:
Der Vorrang der Papierrechnung entfällt. Jedes Unternehmen kann E Rechnungen versenden.In den ersten zwei Jahren dürfen Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Rechnungsformate (PDF etc.) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.

01.01.2027:
Unternehmen >800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen B2B-E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit <800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen noch sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) versenden. EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) dürfen unverändert eingesetzt werden

01.01.2028:
Alle Unternehmen müssen B2B-E-Rechnungen versenden. EDI-Systeme müssen an die gesetzlichen Bestimmungen angepasst werden

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland ist das Standardformat für E-Rechnungen die XRechnung.

Merkmale einer E-Rechnung:

• Strukturiertes Format: Im Gegensatz zu PDF-Dateien oder Papierdokumenten enthält eine E-Rechnung strukturierte Daten, die maschinell gelesen und verarbeitet werden können.
• Übertragungswege: E-Rechnungen werden über elektronische Übertragungssysteme wie das Peppol-Netzwerk gesendet und empfangen.
• Rechtliche Anforderungen: Sie müssen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, insbesondere hinsichtlich der Echtheit der Herkunft, der Unversehrtheit des Inhalts und der Lesbarkeit.

Technische Aspekte der Umsetzung

Um die E-Rechnungspflicht zu erfüllen, müssen Unternehmen ihre IT-Infrastruktur entsprechend anpassen und sicherstellen, dass ihre Systeme die notwendigen technischen Anforderungen erfüllen.

Wichtige technische Schritte:

1. IT-Systeme aktualisieren: Implementieren Sie Softwarelösungen, die den XRechnung-Standard unterstützen. Dies kann durch Updates vorhandener Systeme oder durch die Anschaffung neuer Software geschehen.
2. Peppol-Netzwerk beitreten: Das Peppol (Pan-European Public Procurement Online) Netzwerk ermöglicht den sicheren und standardisierten Austausch von E-Rechnungen. Registrieren Sie sich bei einem zertifizierten Peppol Access Point.
3. Elektronische Adressierung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Peppol-ID und andere elektronische Adressen korrekt konfiguriert und an Ihre Geschäftspartner kommuniziert werden.
4. Sicherheitsmaßnahmen: Implementieren Sie Sicherheitsmaßnahmen, um die Vertraulichkeit und Integrität der übertragenen Daten zu gewährleisten. Dies beinhaltet Verschlüsselungstechniken und Zugriffsberechtigungen.

Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht

Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfordert eine sorgfältige Vorbereitung. Hier sind einige Schritte, die Sie unternehmen sollten, um Ihr Unternehmen darauf vorzubereiten:

1. Analyse und Planung: Führen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Rechnungsprozesse durch und planen Sie die notwendigen Anpassungen. Identifizieren Sie mögliche Lücken und Herausforderungen.
2. Schulungen und Weiterbildungen: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit E-Rechnungen und den neuen Prozessen. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten über die gesetzlichen Anforderungen und technischen Abläufe informiert sind.
3. Pilotprojekte durchführen: Starten Sie mit Pilotprojekten, um den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen zu testen. Arbeiten Sie dabei eng mit ausgewählten Geschäftspartnern zusammen, um den reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
4. Kommunikation mit Geschäftspartnern: Informieren Sie Ihre Lieferanten und Kunden frühzeitig über die Umstellung auf E-Rechnungen und stellen Sie sicher, dass auch sie die notwendigen Vorbereitungen treffen.
5. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Prozesse und Systeme, um sicherzustellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und reibungslos funktionieren.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 stellt eine bedeutende Veränderung für Unternehmen in Deutschland dar. Mit der richtigen Vorbereitung und den notwendigen technischen Anpassungen können Unternehmen jedoch nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch von effizienteren und kostengünstigeren Rechnungsprozessen profitieren. Indem Sie frühzeitig planen und Ihre Mitarbeiter schulen, stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen bereit ist für die digitale Zukunft der Rechnungsstellung.